1.3 制作“**报价方案”文档
如图1-96所示的报价方案文档也是专业的商务文档之一，此文档一般都是对外呈现的，因此在格式设置及整体外观设计上要符合商务文档的要求，专业的文档可以增强数据的可信度，同时也时刻向对方传达着专业、敬业的职业精神。
图1-96
1.3.1 重设文档纸张及页边距
关键点：设置文档纸张以及页边距
操作要点：“布局”→“页面设置”组→“页面设置”对话框
应用场景：Word 2013版的文档默认纸张方向是纵向，大小为标准A4纸张大小，默认上下边距为2.54厘米，左右边距为3.18厘米。当这个默认的纸张和页边距不适合时，可以在排版前就为文档自定义设置纸张与页边距。
①新建文档后，在“布局”选项卡的“页面设置”组中单击对话框启动器按钮
（如图1-97所示），打开“页面设置”对话框。
图1-97
②选择“页边距”选项卡，设置“上”边距为“2.2厘米”，“下”边距为“2厘米”，左右边距皆为“2.8厘米”，调节的方法可以直接输入数值，也可以单击右侧的上下调节钮进行调节，如图1-98所示。页边距应根据实际需要设置。
图1-98
③单击“确定”按钮完成设置。
知识扩展
对于宣传海报、传单等文档，纸张大小需要特别设置。在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，手动输入“高度”和“宽度”的值，即可自定义纸张大小，如图1-99所示。
图1-99
1.3.2 为条目文本添加项目符号
关键点：为条目文本添加符号
操作要点：“开始”→“段落”组→“项目符号”功能按钮
应用场景：项目符号也应用于条目性的文本，或文档小标题等，应用项目符号所起到的作用也是增强文本条理性与层次感，让文档的外观效果及可读性更强。
1．添加项目符号
①选中条目文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“项目符号”下拉按钮（如图1-100所示），打开“项目符号库”下拉列表。
图1-100
②“项目符号库”下拉列表中展示了Word常用的几种项目符号，选中任意项目符号均可应用，例如图1-101中所示，应用效果如图1-102所示。
图1-101
图1-102
③按照相同的方法，给其他条目文本添加同一种项目符号。
2．自定义项目符号
除了使用样式库中的样式外，还可以自定义更加丰富的项目符号样式。
①选中目标文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“项目符号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新项目符号”命令（如图1-103所示），打开“定义新项目符号”对话框。
图1-103
②单击“符号”按钮（如图1-104所示），打开“符号”对话框。
图1-104
③在展开的符号列表框中选中符号，如图1-105所示。
图1-105
④单击“确定”按钮返回“定义新项目符号”对话框，在“预览”框中可以使用效果，如图1-106所示。
图1-106
⑤单击“确定”按钮，即可为所选文本添加自定义的项目符号，如图1-107所示。
图1-107
练一练
为条目文本添加项目符号
为如图1-108所示的文本应用项目符号效果。
图1-108
1.3.3 审核文档时的查找与替换
关键点：通过查找和替换功能来修改文档
操作要点：1．“开始”→“编辑”→“查找”
2．“开始”→“编辑”→“高级查找”
应用场景：“查找和替换”功能通常是在对文档中的多处相同的内容进行统一修改时使用。试想当文档编辑时出现少量失误，肉眼手工查看既不能保障完全正确，又浪费时间。因此利用程序提供的“查找和替换”功能则可以一次性快速实现查找与替换。
1．查找文本
①打开文档，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“查找”命令，打开“导航”窗格，如图1-109所示。
图1-109
②在导航搜索框中输入文字，查找结果即显示在文本框下面，并且会在电子文档中以黄色高亮底纹特殊显示，例如，输入“方案”，查询结果如图1-110所示。
图1-110
③删除导航搜索框中的文字，则可清除突出显示。
2．高级查找
如果只是普通的查找，利用“导航”窗格就可以实现，如果想实现一些达到特殊条件的筛选，则必须要打开“查找和替换”对话框进行设置。例如，下面的替换要求是，要求将文档中所有用括号表示的文本都以特殊格式显示出来。
①打开文档，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“高级查找”命令（如图1-111所示），打开“查找和替换”对话框。
图1-111
②单击“更多”按钮，显示更多查找条件。在“查找内容”框中输入“（*）”，选中“使用通配符”复选框，如图1-112所示。
图1-112
③单击“阅读突出显示”按钮，在弹出的下拉列表中选择“全部突出显示”命令，如图1-113所示。
图1-113
④关闭“查找和替换”对话框，回到文档中可以看到所有以括号表示的文本都以特殊格式突出显示出来，如图1-114所示。
图1-114
专家提醒
Word文档中使用通配符有两种格式，一种是“?”，它代表单个字符，如果固定查找两个字符，就使用“？？”，依次类推；再如“?市场”这个查找对象，就是查找所有“市场”文字前包含一个字的对象。另一种通配符是“*”，它代表多个字符。使用此通配符注意要有一个让程序判断的标志，否则只使用“*”是没有任何意义的。例如，“《*》”““*””“（*）”，程序会以“《》”““””作为标志，即无论书名号或是双引号内有多少文字，凡是带这个符号的对象都将被找到。
知识扩展
在较长的Word文档中，有时需要准确定位到某一页或某一行，可以使用“查找”功能中的“定位”选项来实现。
打开“查找和替换”对话框，选择“定位”选项卡，在“定位目标”列表框中选中“行”，在“输入行号”文本框中输入行数8，单击“定位”按钮，如图1-115所示。
图1-115
除此之外还可以在“定位目标”中选择定位到指定的页，指定的批注等。
3．替换文本
查找文本的目的仅仅是查看目标对象，如果不仅需要查找，还需要对查找到的对象进行替换，则可以按如下步骤操作。
①打开文档，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“替换”按钮（如图1-116所示），打开“查找和替换”对话框。
图1-116
②在“查找内容”文本框中输入“销售”，在“替换为”文本框中输入“售出”，单击“替换”按钮，即可将光标后的文本选中，第一次出现的“销售”替换为“售出”，如图1-117所示。
图1-117
③单击“全部替换”按钮，弹出Microsoft Word提示框，此时已经全部替换成功，并提示有多少处完成替换，如图1-118所示。
图1-118
④单击“确定”按钮，返回到文档中，即可看到替换结果，如图1-119所示。
图1-119
4．让替换后的文本显示特殊格式
如果对设置的某项替换不能完全确认无误，则可以在进行替换时设置让替换后的文本显示特殊的格式，方便对替换后的文本进行二次审核。
①打开文档，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，并单击“更多”按钮，打开隐藏的菜单。
②在“查找内容”文本框中输入“年底”，在“替换为”文本框中输入“年末”，如图1-120所示。
图1-120
③将光标定位在“替换为”文本框中，单击左下角的“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“字体”选项（如图1-121所示），弹出“替换字体”对话框。
图1-121
④将字形设置为“加粗 倾斜”；字号为“四号”、字体颜色设置为“褐色”，单击“确定”按钮（如图1-122所示），返回“查找和替换”对话框。
图1-122
⑤单击“全部替换”按钮弹出提示对话框，提示共有几处被替换，如图1-123所示。单击“确定”按钮，替换后的效果如图1-124所示。
图1-123
图1-124
练一练
一次性删除文档中的所有空格
当文档来自于网络或其他途径时，可能会存在大量空格，因此整理文档时可以一次性删除所有空格。如图1-125所示，在“替换”选项卡的“查找内容”框中输入空格，在“替换为”框中不输入任何字符，保持空白。
图1-125
1.3.4 为特殊文本添加下画线或底纹效果
关键点：添加下画线或底纹效果来突出特殊文本
操作要点：1．“开始”→“字体”组→“下画线”功能按钮
2．“开始”→“段落”组→“底纹”功能按钮
应用场景：为文字添加下画线或底纹效果，是为了突出强调这些重要的特殊文字，引起读者的重视，同时也能在一定程度上美化文档。
1．添加下画线
①选中目标文本“主推销售模式”，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“下画线”下拉按钮（如图1-126所示），弹出下拉菜单。
图1-126
②选择“下画线”命令，即可为选中的特殊文本添加下画线，如图1-127所示。
图1-127
③也可以指向“下画线颜色”，然后更改下画线的颜色，如图1-128所示。
图1-128
2．添加底纹
①选中目标文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“底纹”下拉按钮（如图1-129所示），弹出下拉列表。
图1-129
②在主题颜色列表中，单击任意颜色色块（如图1-130所示），即可为所选文字添加底纹效果，效果如图1-131所示。
图1-130
图1-131
练一练
添加底纹和下画线效果
设置如图1-132所示的底纹与下画线效果。
图1-132
1.3.5 专业的页眉页脚效果
关键点：为文档设置页眉页脚效果
操作要点：1．进入页眉页脚编辑状态
2．“页眉和页脚工具-设计”→“插入”组→“图片”
应用场景：专业的商务文档都少不了页眉页脚的设置。页眉通常显示文档的附加信息，可以显示文档名称、单位名称、企业LOGO等，页脚通常显示企业的宣传标语、页码等。拥有专业的页眉页脚，则能立即提升文档的视觉效果。
1．编辑页眉
①在文档顶部的任意位置双击（如图1-133所示），即可进入页眉页脚编辑状态，如图1-134所示。
图1-133
图1-134
②在页眉文字输入区单击一次，变成闪烁的光标，并输入文字，设置字体格式为“宋体”“小二”“加粗”，如图1-135所示。
图1-135
③按Enter键，切换到下一行，然后在“开始”选项卡的“字体”组中单击“清除所有格式”按钮（如图1-136所示），即可将此行置于页眉默认直线的下方，如图1-137所示。
图1-136
图1-137
④依次输入“服务热线”“客服QQ”“地址”“邮编”等信息，并设置字体为“宋体”，字号为“小五”，如图1-138所示。
图1-138
⑤按Enter键空两行，增加页眉与正文标题之间的距离。
⑥在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“插入”组中单击“图片”按钮（如图1-139所示），打开“插入图片”对话框。
图1-139
⑦找到并选中图片，单击“插入”按钮（如图1-140所示），即可在页眉中插入图片。
图1-140
⑧选中插入的图片，在“图片工具-格式”选项卡的“排列”组中单击“自动换行”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“浮于文字上方”命令，如图1-141所示。调节图片到合适的大小，并移动到目标位置，最终得到如图1-142所示的页眉。
图1-141
图1-142
专家提醒
插入图片到页眉后要修改其版式为浮于文字上方是因为默认的图片是嵌入式的，无法很自由地移动图片的位置，因此将其更改为“浮于文字上方”的版式，然后才能自由移动。
2．编辑页脚
如果当前处理页眉编辑状态，则可以切换至页脚编辑区，或者直接在页脚位置双击进入编辑状态。
①在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“导航”组中单击“转至页脚”按钮，如图1-143所示。
图1-143
②编辑页脚，输入相关文字，如图1-144所示。编辑完成后，单击“关闭页眉和页脚”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。
图1-144
练一练
在页脚处添加页码
如图1-145所示，为文档添加页码。
图1-145
1.3.6 添加文字水印效果
关键点：设置文档的文字水印效果
操作要点：“设计”→“页面背景”组“水印”功能按钮
应用场景：水印是在页面内容后面添加的虚影文字，例如“机密”“紧急”等。模糊的水印是表明文档需要特殊对待的好方法，不会分散他人对内容的注意力。水印又分为图片水印和文字水印，这里以文字水印为例，介绍添加水印的方法。
①在文档任意区域单击，然后在“设计”选项卡的“页面背景”组中单击“水印”下拉按钮（如图1-146所示），弹出下拉列表。
图1-146
②选择“自定义水印”命令（如图1-147所示），打开“水印”对话框。
图1-147
③选中“文字水印”单选按钮，在“文字”文本框中输入内容“诺立文化”，在“字体”设置框右侧可单击下拉按钮，从列表中选择水印文字的字体，设置颜色为“蓝色”“半透明”，如图1-148所示。
图1-148
④单击“确定”按钮，即可看到文本中添加了水印，效果如图1-149所示。
图1-149
练一练
设置水印效果
为文档添加如图1-150所示的文字水印效果。
图1-150
技高一筹
1．自定义办公文档的默认保存位置
文档默认保存在“我的文档”文件夹中，但实际工作时，文档基本都需要保存在其他位置，如果近期编写的文档多数需要保存在同一个位置，可以按以下操作将该位置设为文档默认保存位置，之后保存文档时将自动保存在该位置。
①选择“文件”选项卡，在打开的面板中选择“选项”命令（如图1-151所示），打开“Word选项”对话框。
图1-151
②切换至“保存”标签，选中“默认情况下保存到计算机”复选框，并单击“默认本地文件位置”框后的“浏览”按钮（如图1-152所示），打开“修改位置”对话框。
图1-152
③在计算机中找到并选中想保存到文件的文件夹，如图1-153所示。单击“确定”按钮即可将该文件夹设为默认保存位置。
图1-153
2．快速输入财务大写金额
金额的大写形式（例如，陆仟肆佰玖拾捌万元整）在正规的财务文档中经常出现，所以对于财务人员而言，掌握快速输入金额大写形式十分必要。本例需要将图1-154所示文档中的金额转换成图1-155所示的大写数字。
图1-154
图1-155
①打开Word文档，首先将阿拉伯数字选中。在“插入”选项卡的“符号”组中单击“编号”按钮（如图1-156所示），打开“编号”对话框。
图1-156
②在“编号类型”列表框中选择“壹，贰，叁…”，如图1-157所示。
图1-157
③单击“确定”按钮即可将阿拉伯数字转换为大写货币金额。
3．在文档中输入生僻字
某些人名或公司名称包含生僻字给文档的输入工作带来许多麻烦，由于既不知道其读音，又不懂五笔输入法，在输入时往往无从下手。此时，可以利用Word 2013提供的“插入符号”功能辅助输入，不仅可以插入特殊符号，还可以插入生僻字。本例要输入的生僻字为“翖”，具体操作如下。
①首先输入一个与该生僻字有相同偏旁部首的汉字，然后选中该汉字，在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”按钮（如图1-158所示），在下拉菜单中选择“其他符号”命令，打开“符号”对话框。
图1-158
②在“符号”选项卡下，找到需要的生僻字，如图1-159所示。
图1-159
③单击“插入”按钮即可插入生僻字，如图1-160所示。
图1-160
4．远距离移动文本
当文本在不同的页面间进行移动时，使用鼠标进行操作不仅麻烦，还容易出错，此时可以借助F2键进行远距离移动。
①选中要移动的文本，按F2键（如果要复制文本，则按Shift+F2快捷键），窗口左下角显示“移至何处？”字样，如图1-161所示。
图1-161
②将光标定位到要移动的位置（为方便学习与查看，本例只在本页中移动），如图1-162所示。
图1-162
③按Enter键即可完成所选文本的移动，如图1-163所示。
图1-163
5．让编号重新从1开始
当给文档中的一类条目文本添加编号后，如果有另一类条目文本需要添加编号，经常会出现第二次编号的数字会延续第一次编号开始，但需要的是重新开始编号的情况。
在编号上单击，当出现“自动更正选项”按钮时单击，在弹出的菜单中选择“重新开始编号”命令（如图1-164所示），即可重新从1开始编号，如图1-165所示。
图1-164
图1-165
6．一次性删除文档中的所有空行
在整理资料文档时，经常会出现文档中存在大量空行的情况，尤其是从网上复制粘贴的内容，空白段落很多。此时可以利用查找替换的方法一次性删除所有空行。
①打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡的“查找内容”框中输入^p，在“替换为”框中不输入任何字符，保持空白，如图1-166所示。
图1-166
②单击“全部替换”按钮进行替换即可。
7．自定义起始页码
在文档中插入页码后，默认情况下页码都是从1开始，如果当前文档是延续性的文档，其页码需要延续其他文档，因此就不是从第1页开始了，这时就需要重新设置该文档的起始页码。
①双击页脚区进入编辑状态，在“页眉和页脚工具设计”选项卡的“页眉和页脚”组单击“页码”功能按钮，在下拉列表中选择“设置页码格式”命令（如图1-167所示），打开“页码格式”对话框。
图1-167
②选中“起始页码”复选框，在“起始页码”框中设置起始页码数，例如，设置为5，如图1-168所示。
图1-168
③单击“确定”按钮，即可让当前文档的起始页码从第5页开始。