1.2 制作“工作计划”文档
工作计划文档是企业一般在某项工作开始之时要求递交的简易汇报，属于常规文档。但无论哪种类型的文档，在文字编辑后都应注重其排版工作。如对文档段落间距的调整，标题文字的特殊设置，条目文本应用有条理的编号等。
如图1-39所示的“公司新员工培训计划”文档是一张排版完善的文档，下面以此文档为例，介绍实现相关效果的操作。
图1-39
1.2.1 输入主体文本
关键点：输入主体文本
操作要点：输入文本、Enter键
应用场景：要制作工作计划文档，需要先输入文本内容，然后才能进行相关的格式设置及排版操作。
新建文档后，首先输入文档的标题，按Enter键进入下一行依次输入文本，如图1-40所示。
图1-40
1.2.2 文档段落编排
关键点：通过段落格式设置增强文本层次感
操作要点：“开始”→“段落”组→“段落”对话框
应用场景：为了使文档符合商业办公的需求，除了要对字体格式进行设置外，还需要对段落进行编排。例如，输入的文本（有些文本可能是通过其他途径复制而来）有时会忽略段落缩进两个字符这种格式，因此在输入主体文本后，可以一次性对相关格式进行调整。
1．在“段落”对话框中调整缩进
①利用鼠标拖曳的方法选中所有要设置格式的段落。在“开始”选项卡的“段落”组中单击右下角的对话框启动器
（如图1-41所示），打开“段落”对话框。
图1-41
②选择“缩进和间距”选项卡，在“缩进”栏下，设置“左侧”缩进字符为“3字符”，如图1-42所示。
图1-42
③单击“确定”按钮，则所选段落全部左侧缩进3字符，如图1-43所示。
图1-43
④按照相同的操作，选中其他需要设置为相同格式的段落（如图1-44所示），打开“段落”对话框进行设置，如图1-45所示。
图1-44
图1-45
⑤单击“确定”按钮即可对所有选中的段落文本设置左侧缩进“2字符”，如图1-46所示。
图1-46
专家提醒
当多处不连续段落都需要设置相同缩进值时，可以按住Ctrl键不放，利用鼠标拖曳的方法依次选中多个段落，然后进行相同的格式缩进设置。
2．设置“段落”悬挂缩进
悬挂缩进的效果是段落的首行缩进值不改变，只对其他行的缩进值进行调整。通过下面的例子来具体学习。
①选中要设置为“悬挂缩进”效果的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击右下角的对话框启动器按钮
（如图1-47所示），打开“段落”对话框。
图1-47
②在“缩进”栏下，设置左侧缩进字符为“2字符”，单击“特殊格式”的下拉按钮，选择“悬挂缩进”，再设置缩进值为“2字符”，如图1-48所示。
图1-48
③单击“确定”按钮，即可得到如图1-49所示的缩进效果。
图1-49
3．利用标尺调整段落缩进
在如图1-50所示文档中，可以看到在文档工具栏下方有一行标尺，标尺上的按钮为缩进按钮。左边的3个按钮，从上至下依次为“首行缩进”“悬挂缩进”“左缩进”。右边的按钮为“右缩进”。利用它们也可以更直观地调节段落的缩进效果。
图1-50
①首行缩进。顾名思义，是将段落的第一行从左向右缩进一定的距离，首行外的各行都保持不变，以便于阅读和区分段落结构。
选中目标文本后，鼠标指针指向“首行缩进”按钮（如图1-51所示），按住鼠标左键向右拖动即增大缩进，如图1-52所示，向左拖动即减小缩进。缩进字符的数值可以通过标尺来判断。
图1-51
图1-52
②悬挂缩进。悬挂缩进是相对于首行缩进而言的，在这种段落格式中，段落的首行文本保持不变，而除首行以外的文本缩进一定的距离。常用于项目符号和编号列表。
选中目标文字，鼠标指针指向“悬挂缩进”按钮（如图1-53所示），按住鼠标左键向右拖动2字符，即可看到所选段落的文本设置了悬挂缩进，如图1-54所示。
图1-53
图1-54
③左缩进。设置整个段落左端统一向右缩进的距离。
选中目标文字，鼠标指针指向“左缩进”按钮（如图1-55所示），按住鼠标左键向右拖动3个字符，即可看到所选段落的文本设置了左缩进，如图1-56所示。
图1-55
图1-56
知识扩展
如果文档中未出现标尺，可以在“视图”→“显示”组中选中“标尺”前面的复选框（如图1-57所示），即可显示出标尺，如果要取消标尺，则取消选中复选框。
图1-57
练一练
设置不同的缩进效果
如图1-58所示，根据实际情况设置不同的缩进值实现排版。
图1-58
1.2.3 段前段后间距调整
关键点：段前段后间距的调整
操作要点：“开始”→“段落”组→“段落”对话框
应用场景：段间距，即段落与段落之间的距离。段前间距即该段与上一行的距离，段后间距即该段与下一行的距离。通过段前段后间距的调整，可以使文档看起来更有层次感，条理更加清晰。
①将鼠标指针移至目标段落的左侧位置（左侧页边距位置），此时光标会变成右指向的白色箭头，双击即可选中该段落（单击选中整行，双击选中整段）。按住Ctrl键，依次选中其他目标段落，如图1-59所示。在“开始”选项卡的“段落”组中单击右下角的对话框启动器按钮
，打开“段落”对话框。
图1-59
②在“间距”栏下，设置“段前”和“段后”间距均为“0.5行”（可以单击右侧的上下调节钮进行调节，以0.5行为单位），如图1-60所示。
图1-60
③单击“确定”按钮返回文档中，即可看到所选段落的段前段后间距发生了改变，如图1-61所示。
图1-61
④如果有其他位置的段落需要进行段落间距设置，都按相同的方法设置。
练一练
排版时根据实际情况设置段前段后间距
如图1-62所示，为各级标题设置不同的段前段后距离，正文也设置了段后0.5行间距，让文本整体效果看起来比较松散。
图1-62
1.2.4 为条目文本自动添加编号
关键点：通过对文本添加编号使文本更具条理性
操作要点：1．“开始”→“段落”组
2．“开始”→“段落”→“自定义编号”
应用场景：对于一些条目性的文本，一般需要使用编号，这样会让文本条理更加清晰，更便于阅读。
如图1-63所示，“一、新员工培训目的”下是较为明显的条目式文本，现在为了让这段文字看起来更加有条理，可以给文本自动添加编号，具体操作如下。
图1-63
1．应用默认编号
默认编号是程序内置的几种编号，具有应用方便的优点。
①选中全部目标文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“编号”下拉按钮（如图1-64所示），打开“编号库”菜单。
图1-64
②在“编号库”菜单中，列出了计算机默认的几种编号（如图1-65所示），单击即可使用，添加编号后的条目文档如图1-66所示。
图1-65
图1-66
③按照相同的操作，给文档中其他需要添加编号的条目文本添加编号。
2．自定义编号
除了编号库中的编号外，如果想使用的编号样式在编号库中未提供，还可以自定义编号的样式。
①选中目标文本后，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“编号”按钮，在下拉列表中选择“定义新编号格式”选项（如图1-67所示），打开“定义新编号格式”对话框。
图1-67
②单击“编号样式”文本框的下拉按钮，在弹出的下拉列表中还有多种可以选用的编号样式，如图1-68所示。
图1-68
③选择样式后单击“字体”按钮（如图1-69所示），打开“字体”对话框，对文字格式进行相应的设置，如更改字体，设置字形为“加粗 倾斜”，更改字号，设置颜色等，如图1-70所示。
图1-69
图1-70
④设置完成后单击“确定”按钮回到“编号格式”对话框中，单击“确定”按钮即可为选中的文本应用自定义的编号，如图1-71所示。同时在“编号库”中可以看到新建的样式，如图1-72所示。
图1-71
图1-72
练一练
为条目文本编号
为如图1-73所示的文本设置编号。
图1-73
1.2.5 为同级标题文本设置相同的文字格式
关键点：使用格式刷快速刷取文字格式
操作要点：“开始”→“剪贴板”→“格式刷”
应用场景：如果某级标题文字已经设置了文字格式，其他同级标题也需要使用相同格式时，可以直接使用格式刷快速刷取格式，而不必逐一设置。
如图1-74所示的文本中可以看到正文的大标题，即编号为“一、新员工培训目的”的标题所设置的文字格式和段落格式，现在它的同级标题需要设置相同的文字格式。可以在设置一个标题格式后，利用格式刷为同级标题复制格式。具体操作如下。
图1-74
①选中标题“一、新员工培训目的”，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中双击“格式刷”按钮，如图1-75所示。
图1-75
②此时光标会变成刷子形状，将光标定位在标题“二、”前，按住鼠标左键向右拖动，选中该标题，如图1-76所示。
图1-76
③松开鼠标左键，即可将标题“一、”的格式粘贴到标题“二、”中，如图1-77所示。
图1-77
④此时光标仍是刷子形状，按照相同的操作方法，为其他的同级标题刷取相同的格式，效果如图1-78所示。
图1-78
⑤格式刷取完成后，再次单击“格式刷”按钮取消其启用状态即可。
专家提醒
单击“格式刷”按钮，可以复制粘贴一次格式，粘贴格式后会自动退出格式刷的启用状态。
当有多处需要使用格式刷复制粘贴格式时，应该双击“格式刷”按钮，复制粘贴后，再次单击“格式刷”按钮，退出工作状态即可。
1.2.6 文档保护
关键点：通过保护设置使文档安全性更高
操作要点：“文件”→“信息”提示面板
应用场景：商务办公中经常会涉及很多机密性的文档，因此当文件编辑完成后就需要设置保护，用以控制其他人对此文档的操作。
在2013版Word中提供了5种文档保护功能，如图1-79所示。
图1-79
● 标记为最终状态：让读者知晓此文档是最终版本，并将其设为只读。
● 用密码进行加密：用密码保护此文档，只有输入密码才能打开。
● 限制编辑：控制其他人可以做的更改类型。
● 限制访问：授予用户访问权限，同时限制其编辑、复制和打印的能力。
● 添加数字签名：通过添加不可见的数字签名来确保文档的完整性。
1．标记为最终状态
①打开文档，选择“文件”选项卡（如图1-80所示），弹出“信息”提示面板。
图1-80
②在右侧窗格中单击“保护文档”下拉按钮，在弹出的列表中选中保护功能，如“标记为最终状态”（如图1-81所示），打开Microsoft Word提示框。
图1-81
③提示框警示用户是否将文档标记为终稿并保存，单击“确定”按钮（如图1-82所示），弹出提示框，此时文档已经被标记为最终状态，如图1-83所示。
图1-82
图1-83
④单击“确定”按钮，完成设置，如1-84所示。
图1-84
2．用密码进行加密
①选择“用密码进行加密”选项（如图1-85所示），打开“加密文档”对话框。
图1-85
②在“密码”文本框中输入密码，如图1-86所示。
图1-86
③单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入步骤②中输入的密码，如图1-87所示。
图1-87
④单击“确定”按钮，如图1-88所示。
图1-88
⑤保存文档后，加密生效。关闭当前文档，再次打开时，会弹出“密码”对话框，如图1-89所示。输入密码，并单击“确定”按钮，即可打开文档。
图1-89
3．限制编辑
①选择“限制编辑”选项（如图1-90所示），在文档右侧打开“限制编辑”窗格。
图1-90
②在“2．限制编辑”栏中选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，单击右侧下拉按钮，在列表中选择“不允许任何更改（只读）”选项，然后在“3．启动强制保护”栏中单击“是，启动强制保护”按钮（如图1-91所示），打开“启动强制保护”对话框。
图1-91
③在“保护方法”栏中选中“密码”单选按钮并设置密码，如图1-92所示。
图1-92
④单击“确定”按钮返回到文档中，可以看到文本已被保护的提示信息，如图1-93所示。
图1-93
⑤当打开文档对其修改时，系统会阻止编辑。在打开的“限制编辑”窗格中单击“停止保护”按钮，弹出“取消保护文档”对话框，输入密码，单击“确定”按钮，即可重新编辑文档，如图1-94所示。
图1-94
练一练
取消文档的加密保护
为文档设置加密保护后，如果想要撤销保护，方法如下：在“信息”面板中选择“用密码进行加密”选项（如图1-95所示），打开“加密文档”对话框，删除“密码”文本框中的密码即可。
图1-95