1.3 Microsoft Office组件的协同办公
虽然Microsoft Office包含多个独立的组件，但在实际操作时，这些组件是能够互相协作使用的。例如，在Word中插入Excel数据表、将Word文档导入PowerPoint中等。掌握组件之间的协同操作，可以大大提高用户的办公效率。
1.3.1 Word与PowerPoint的协作
在实际工作中，为了节省时间，经常会将Word文档导入PowerPoint中，从而快速完成一个演示文稿的制作。
[实操1-1] 快速制作培训演示文稿
[实例资源] 第1章\例1-1
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下面将以制作“数据透视表入门.pptx演示文稿”为例，来介绍如何将现有的Word文档快速转换成教学演示文稿。
步骤01 打开“数据透视表入门.pptx”素材文件，在“视图”选项卡的“视图”选项组中单击“大纲视图”按钮，打开大纲视图界面，如图1-19所示。
图1-19
步骤02 将光标定位至“第1节 认识数据透视表”标题中，在“大纲显示”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“大纲级别”下拉按钮，从下拉列表中选择“1级”选项，如图1-20所示。
步骤03 将光标定位至“一、数据透视表的用途”标题中，同样在“大纲显示”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“大纲级别”下拉按钮，从下拉列表中选择“1级”选项，如图1-21所示。
图1-20
图1-21
步骤04 按照同样的方法，将文档中的其他小标题都设置为1级大纲，设置效果如图1-22所示。
图1-22
步骤05 选择第1段正文内容，将其“大纲级别”设为“2级”，如图1-23所示。
图1-23
步骤06 按照同样的方法，将其他几段正文的“大纲级别”都设为“2级”。关闭大纲视图，调整一下文档格式，效果如图1-24所示。
步骤07 在快速访问工具栏中单击“发送到Microsoft PowerPoint”按钮，系统会自动打开PowerPoint，并完成文档的转换，如图1-25所示。
图1-24
图1-25
应用秘技
“发送到Microsoft PowerPoint”按钮是需要用户手动添加的。单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“其他命令”选项，打开“Word选项”对话框，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项1，并在其下方的列表框中选择“发送到Microsoft PowerPoint”选项2，单击“添加”按钮3，将其添加至右侧列表框中，单击“确定”按钮4，如图1-26所示，即可将“发送到Microsoft PowerPoint”按钮添加到快速访问工具栏中。
图1-26
步骤08 在PowerPoint软件中选择“设计”选项卡，在“主题”选项组中选择一款主题样式，即可将该主题应用至所有幻灯片中，完成快速美化操作，效果如图1-27所示。
图1-27
新手提示
将Word文档导入PowerPoint软件中之前，一定要先对Word文档进行大纲级别设置，否则转换后的Word内容会挤在一张幻灯片中显示。
有时需要将PowerPoint文稿内容转换成Word讲义，以便用户在放映幻灯片时能结合讲义内容进行讲解。
在PowerPoint软件中打开“文件”菜单，在左侧选择“导出”选项，在“导出”界面中选择“创建讲义”选项，并单击右侧的“创建讲义”按钮，如图1-28所示。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择一种讲义版式，单击“确定”按钮，如图1-29所示。
系统会自动打开转换后的Word讲义文档，在其中可输入相应的讲义内容，如图1-30所示。
图1-28
图1-29
图1-30
1.3.2 在Word文档中引用Excel数据
在用Word文档制作项目分析报告时，经常会使用一些数据表来进行分析。这些数据表可以通过导入Excel表格的方法制作。
[实操1-2] 在Word文档中导入Excel数据表
[实例资源] 第1章\例1-2
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如果想要在Word文档中导入Excel表格，可通过以下两种方法实现。
1.直接复制Excel表格
步骤01 打开“各卖场电冰箱销售报表.xlsx”素材文件，全选表格，按【Ctrl+C】组合键对其进行复制，如图1-31所示。
图1-31
步骤02 新建一个Word文档，在其中定位表格插入点，按【Ctrl+V】组合键进行粘贴，此时Excel表格将原封不动地导入Word文档中。稍微调整一下表格的宽度，效果如图1-32所示。
图1-32
2.使用“对象”功能嵌入Excel表格
步骤01 在Word文档中定位表格插入点，在“插入”选项卡的“文本”选项组中单击“对象”按钮，打开“对象”对话框，如图1-33所示。
图1-33
步骤02 在该对话框中选择“由文件创建”选项卡，并单击“浏览”按钮，如图1-34所示。
图1-34
步骤03 在打开的“浏览”对话框中选择所需Excel表格，单击“插入”按钮，如图1-35所示。
步骤04 返回“对象”对话框，勾选“链接到文件”复选框，并单击“确定”按钮，如图1-36所示。
图1-35
图1-36
步骤05 此时Excel表格已嵌入Word文档中。双击嵌入的表格，系统会打开Excel软件，此时可以对表格中的数据进行修改。完成后，嵌入Word文档中的表格数据则会同步更新，如图1-37所示。
图1-37
1.3.3 在PowerPoint中引用Excel数据
将Excel数据表导入PowerPoint的方法有很多，常用的有右键粘贴法及选择性粘贴法两种。下面将对这两种方法进行介绍。
[实操1-3] 将Excel数据导入PowerPoint中
[实例资源] 第1章\例1-3
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下面将以导入“各卖场冰箱销售报表.xlsx”素材文件为例，介绍具体的操作方法。
步骤01 打开“各卖场冰箱销售报表.xlsx”素材文件，选中所有数据，按【Ctrl+C】组合键对其进行复制，然后打开一个演示文稿，在幻灯片中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”下的“保留源格式”选项，如图1-38所示。
图1-38
步骤02 选择之后，即可完成导入Excel数据表的操作，如图1-39所示。
图1-39
使用这种方法导入Excel数据表后，如果想要在PowerPoint中更改表格中的数据，只需直接选中数据更改即可。