4.2　为单元格中的数据设置格式

学会设置数据的字体格式和对齐方式

一张完整的工作表不仅包括单元格的格式，还包括工作表中数据的格式，单元格的边框、底纹、背景图片，以及数据的字体格式、对齐方式等统一构成了工作表的整体效果。本节将向用户介绍如何设置单元格中的数据格式。

4.2.1　设置数据的字体格式

默认情况下，在新建的空白工作表中输入的数据都是以黑色、宋体、11号的字体格式显示，且标签数据与内容数据的字体格式无任何差别。为了让标签和内容数据更分明，字体与单元格背景更融合，用户有必要对默认的字体格式进行一系列修改。

1.选择合适的字体

宋体、黑体、楷书、行书、隶书、幼圆是Office软件中最常见的中文字体，它们简洁、大方、中规中矩，适用的场合较广，如图4-10所示。

当然，还有一些特殊的字体，具有较强的时尚感或设计感，比上面的字体更个性化，但是在应用时一定要分清楚场合，如图4-11所示。

现在Excel表格已经不限于数据的整理，它常用于广告、招贴、共享文件中，因此这些特殊的字体也有了用武之地。用户可以在网上搜索自己喜欢的字体进行下载安装。

2.选择字号

在Excel中不同类型的文本一定要用明显的方式进行区分，这样才会一目了然。区分文本最简单的方式就是设置不同的字号。

一般情况下，标签的字号应该比内容的字号略大。例如，标签为小三号字，内容可以为小四号字；标签为36磅字号时，内容可以为24磅字号。只要选中文本或数据，在“开始”选项卡中单击“字号”下拉按钮，选择适合的字号，或直接在字号文本框中输入磅值即可。

技巧　Skill

增大或减小字号

当用户不知道设置什么样磅值的字号合理，只是希望在原有的基础上增大或减小字号时，可以选中文本或数据，单击“开始”选项卡“字体”组中的“增大字号”按钮或“减小字号”按钮进行调整。另外，用户还可以按【Ctrl+[】或【Ctrl+]】组合键来微调字号。

3.设置字体的颜色

有些情景中黑色的字体稍显枯燥，这时候用户可以适当改变字体的颜色。

保持字体的选中状态，单击“开始”选项卡“字体”组中的“字体颜色”的下拉按钮，在弹出的菜单中可以选择系统提供的颜色。另外，选择“其他颜色”命令，还可以打开“颜色”对话框，此时用户既可以在标准色板上选择颜色，又可以自定义字体颜色，如图4-12所示。

4.设置字体的特殊样式

常见的字体特殊样式有加粗、倾斜、下画线、删除线以及上标和下标，如图4-13所示。

设置字体特殊样式的方法很简单，单击“开始”选项卡“字体”组中的“对话框启动器”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中不仅可以选择字体和设置字号大小，还可以设置字体加粗、倾斜、删除线、下画线、上标等样式，如图4-14所示。

4.2.2　设置数据的对齐方式

在Excel表格中，数据的对齐方式是很有讲究的，在默认情况下文本为自动靠左对齐，而数字则为自动靠右对齐。为了使版式更加美观，用户可以改变文本的对齐方式，但建议保持数字靠右对齐，这样看上去更加专业。

当用户调整了单元格的高度或宽度时，会发现数据的对齐方式发生了改变，也许会靠上，也许会偏下，这时，我们可以通过“开始”选项卡“对齐方式”组中的快捷按钮实现对齐方式的调整。各按钮的含义如表4-1所示。

技巧　Skill

方向按钮的使用

在“对齐方式”组中还有一个方向按钮 ，单击此按钮可选择数据在单元格中的方向，如逆时针角度排放、顺时针角度排放、竖排、向上旋转文字、向下旋转文字。不过使用方向按钮时需仔细考虑数据的含义和整个版面的排版方式。

除了使用快捷按钮调整数据的对齐方式外，用户还可以打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中设置数据的对齐方式，如图4-15所示。

4.2.3　自定义数据的类型

在第3章中已经简单向大家介绍了数据的基本类型，当常见的数据类型不能满足要求时，可以利用自定义数据类型功能设置新的数据类型。

例如，现在需要设置一种新的数据类型，当数据大于某个数值时呈红色显示，小于某个数值时呈蓝色显示。打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“自定义”栏中输入新的数据类型即可，如图4-16所示。

提示　Attention

自定义数据的设置方法

从图4-16中可以看出，我们在自定义数据类型文本框中输入了“[红色][>=450000]；[蓝色][<450000]”的文本内容，其中[]中的内容代表数据需要满足的条件和应该呈现出来的属性，如果用户不会自定义数据，可以在下拉列表中选择参考类型并加以修改。