审计效率手册:用Excel高效完成审计工作
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2.3 Office常用快捷键介绍

合理利用快捷键可以有效提高办公效率,也可以使用Total Commander等软件扩展你的“快捷键池”。但是并非所有人都适合全键盘操作,对快捷键的学习和掌握程度因人而异。总之“不管黑猫、白猫,能捉老鼠的就是好猫”,能快速保质、保量完成任务的就是好审计员。笔者个人习惯的是左手使用键盘快捷键、右手使用鼠标的模式。下面以笔者常用的办公电脑ThinkPad为例,给大家整理了一些Excel办公通用快捷键,如图2-3-1所示。大家可以打开Excel,对照清单,逐个按快捷键试用。对各快捷键可以实现的功能有了基础印象之后,再结合日常工作针对自己常用的功能进行练习。

图2-3-1

我们在快捷键使用过程中会发现,一些快捷键不在主键盘区中,需要来回移动双手,导致体验不佳,操作效率低下。要想实现真正的全键盘操作,提高操作效率,还需要配合一个工具——AHK脚本。

AHK是一款免费的、Windows平台开放源代码的热键脚本语言。通过AHK脚本我们可以自定义快捷键,简化Excel的操作步骤。这里介绍一下怎么使用ez(网名)制作的“capsez. ahk”脚本。

首先在AutoHotKey官网下载AutoHotKey安装包,安装后运行本书的附件“capsez. ahk”。

这个AHK脚本包含的快捷键如表2-3-1所示,可以用于Total Commander、网页浏览器、Excel、Word等程序,你还可以根据自己的需要增加快捷键。

表2-3-1

续表

续表

除此之外,如果使用的是Chrome浏览器内核,那么可以使用浏览器插件cVim,这样所有上网的操作都可以键盘化。

使用AHK脚本除了可以方便“改键”,还可以添加热字符串。比如,我们在后期修改底稿的时候,经常会写相同的审计结论,例如“经审计,未发现其他重大异常情况。”当每个表都需要写这么多字的时候,会十分麻烦。那么用AHK如何解决这个问题呢?

首先新建一个txt文档,然后用两个双冒号包围用来触发热字符串的自定义热字符串,最后在冒号外写上对应的文本。例如,将“经审计,未发现其他重大异常情况。”这句话自定义为 “wyc”,如图2-3-2所示。

图2-3-2

保存文档后,将文档后缀.txt改成.ahk,再双击执行该文件。此时,只要在英文输入法状态输入“wyc”再按下空格键,就会输出文本“经审计,未发现其他重大异常情况。”所以利用AHK脚本,你可以把常用的语句自定义为某个缩写词,以提高输入效率。