重视时间管理，提高工作效率

在风云变幻的商界，时间就是生命，效率就是一切，因此哈佛商学院的教授经常会教育学生提高时间观念和效率意识。抢先一步获得的商机不仅仅是一点点经济效益，更有可能是占领市场、打开局面的关键。麦克·波特教授在对自己的学生进行时效管理的教育时，曾经提到过这样一个案例：

曾任美国西太平洋航空公司经理的拉斯蒂·哈里斯发现，自己是导致时间浪费、效率低下的重要原因。从实践中，他认识到了时效的重要性，并通过提升时效性，使自己的生活获得了卓有成效的改变：

自己同秘书的关系变得十分融洽，工作也开始更有成效；

自从制定了闭门谢客的制度，他处理公务的时间也多了起来；

修订与完善了公司的开门办公政策，使各个部门在固定时间内接待下层人员的访问，令时间利用效率得到了有效的提升；

通过对会议时间的有效控制，使会议效率得到了有效的提升，公司会议明显减少。

在上述变化中，拉斯蒂认为他与秘书关系的改善是最重要的。秘书的聪明与能力，使得自己的工作更有时效，同时也使自己的工作时间得以更科学地安排，有能力去遵守自己所制定的闭门政策，令自己得以从那些鸡毛蒜皮的小事中走出来，拥有了更多的时间去工作。

也正是因为拉斯蒂·哈里斯自己重视了管理的时效性，使每一分钟发挥出了最大的作用，才使时间浪费与外界干扰得以完全避免，并进一步推动了企业的快速发展。

效率本身就是单位时间的利用价值。人的生命更是有限时间的积累。人的一生若以80年来计算，共有约70万个小时，而其中能供个人有充沛精力去工作的时间仅有40年，约1.5万千个工作日，即35万个小时，除去睡眠与休息的时间，大约只剩余了2万个小时。个人生命的有效价值便在这些有限的时间里发挥作用。提升这段时间里的工作效率，便等于是在延长个人的寿命。

对企业而言，提高效率不仅可以延长企业的寿命，更能推进企业质变飞跃。哈佛商学院要培养的都是企业管理者，相对于独立的员工而言，管理者的时间意识更为重要。因为，他是否能够管理好这些时间，显然并非完全取决于个人，多数情况下要受到客观环境的严重制约。如何面对这些客观环境去整理出最利于个人生存与发展的时间，是管理者与组织发展的关键所在。

“管理者像员工，员工像管理者”的现象在多半组织中都有出现，而那种事事明察秋毫的精明更是会使管理者过于精于细节，而忽略了全局与企业文化，令时效低下。很多管理者可能因为时效观念的偏差与对本身优势的迷恋，最终难以成为合格的管理者。

真正优秀的管理是通过提升管理时效来实现的，以下是哈佛商学院最提倡的六种提升管理时效的方法：

1．第克泰特法

哈佛经济学家通过观察后发现，那些对世界经济进行着长期操纵的犹太企业家们习惯于将上班后的一个小时定为自己的“第克泰特时间”，在这段时间里，他们谢绝会客，并将重要的信息一一亲自回复。他们之所以注意“第克泰特时间”，是因为在日益激烈的现代竞争中，他们习惯于以“马上解决”当成自己工作的座右铭。而在那些能力卓越的犹太管理者的办公桌上，你根本看不到“未决文件”。

2．二八定律

“二八定律”是现代经济中的一种常规法则，通俗解释为：企业有80％的收益来自于20％的客户，成功的经商者应该将自己的精力放在那些最见成效的地方。美国著名企业家威廉·穆尔曾经对这一定律进行过深入的研究，并依据这一法则，将自己那些最不活跃的客户分配给下属销售人员，而自己则将精力放于那些最有期望的客户身上，不久之后，他的销售业绩便直线上升，并最终依靠这一法则，成为了凯利穆尔油漆公司的主席。

3．限制电话法

在管理工作中，电话作为现代沟通渠道日益重要，但它同时也是一把双刃剑，既会浪费管理者的时间，又会将原有的工作、思路打断。用一个小时去集中精力做事，要比花两个小时，但被打断一二十分钟的效率更高。

在工作中，防止电话干扰的方法有以下几种：

●分析一下那些拨打给你的电话，并减少那些根本没有必要的电话；

●选择其他的回话办法；

●在接电话时，以诚恳的语气避免闲谈；

●让他人清楚地知道，什么时候可以打电话找你。

4．授权借时法

将一定的权力授予下属，并令其在一定的权限内，可以更自主地处理工作，主动完成任务，从而让自己从事务堆中解脱出来，去集中精力考虑更重要的事情，解决更紧要的问题。本节案例中拉斯蒂·哈里斯利用秘书来保障个人闭门制度的进行，便属于授权借时法。

5．时间隔离法

你可以在每天的工作时间内，保持一个小时或者更久一些的隔离时间，在这个时间内，除了你认可的人，不管什么事情，都不能将电话接给你。不过，这样的办法有些冒险，它的具体实施需要你有极大的勇气，因为毕竟没有人能够保证，在这段你“与世隔绝”的时间里，没有天大的事情发生。不过，这种方法可以使你的时间利用效率极大地提高。

6．会议节时法

会议是大家解决问题的好时机，但也不免会浪费时间。想要节省会议时间，你需要采取的措施有以下几点：

●会前做好准备，不开主题不明确、无意义、无目的会议；

●解决实际问题，不开传声筒式“本本会”；

●权衡轻重，把握重点，不开“扯皮会”；

●发挥民主氛围，集思广益，不开“包办会”；

●讲求实效，不开毫无意义的“空谈会”；

●不召集与议题无关的人员开会。

哈佛商务要诀

要想成为商场竞争中的强者，首先要成为驾驭时间的高手。懂得和时间赛跑的人，也一定不会轻易放过任何一点商机，更不可能错过任何发展的可能。所以，哈佛商学院的教师不厌其烦地向他们的学生灌输并强化时间意识。提高自身的时间观念，主动做时间的领跑者，才可能成为合格的商业人，才可能成为优秀的领头羊。