第9章 说得漂亮，好秘书最需要的语言魅力(4)
【维护他人的自尊心】
职场中的人际隔阂与矛盾皆与自尊心有关，伤害了他人的自尊心，便等于伤害了他人的感情。所以，不管你的职位是什么，善待他人的自尊心成了职场生存的一门大学问。对秘书而言，以自己对自尊心的要求平等地对待他人，在言语交流的过程中顾及到他人的自尊，至少能够使不必要的情感伤害大大减少，而同事之间也能够融洽甚至是和睦相处。
小王是新入公司的秘书，可能由于涉世不深的缘故，他不仅非常活跃，而且时不时有惊人之语出现。某日，小王突然闻到一股令人不舒服的味道，他扭头一看，原来是某位同事。他大声说道：“大姐，你今天忘记刷牙了吧？嘴里的味道真大啊。”小王一边说，一边还好心地从自己的口袋拿出口香糖，“快吃一块儿吧”。
此时，办公室中还有其他同事，有几个年轻的同事甚至笑出了声。这位口臭的同事脸涨到通红。她没有接小王的口香糖，摔门就走了。此后，该同事对小王的态度非常冷淡，而小王却感觉莫名其妙：自己不过是开了个玩笑，有这么严重吗？真是好心没好报！
从言语表达来看，小王说话过于直白是导致同事自尊心受损的重要原因。一个人的自尊心主要来源于个人价值感的体验，而自我价值感又来源于人际交往的过程，来源于他人对自己的态度。他人的肯定会使我们的自我价值感增加，而他人的否定则会直接威胁到我们的自我价值感。
所以，我们对于来自人际关系的否定性信息极为敏感，那些否定性的语言往往会使我们的自尊心受到伤害。对秘书而言，若你在工作过程中如小王一样威胁到了他人的自我价值感，那么，你的行动只会激起对方强烈的自我保护欲望，对你产生拒绝与排斥心理。此情此景下，个人人际关系的营造自然会成为一句空话，而已建立的人际关系也有可能遭到破坏。
维护他人的自尊心是秘书个人语言能力的重要部分，在日常沟通与交流过程中，学会让自己多出善言、少出恶言，尊重他人的努力成果、能力与观点。这不仅会让秘书工作变得顺利起来，同时还会让你拥有更多的职场支持者。
称赞他人的成就
当同事成功的时候，在第一时间祝贺对方所获得的成就，并对对方的能力进行夸赞。在具体的工作过程中，关心他人，发现他人经过艰苦的努力而取得的成就时，发自内心地称赞与祝贺对方。当然，如果你能够在私下里单独地向他人表示祝贺，这将会显得你更加真诚。
值得注意的是，秘书不应该在面对他人的成就时反问自己“为什么我没有成功”，而是要说“他真的做得太棒了”，积极而良好的心态会让你的关注点从自己转移向他人，并从中传达出你的善意。
尊重他人的能力
秘书很重要的一个工作原则是不要多管闲事，在他人困难的时候伸手相助与硬要帮助对方去完成工作，两者绝对是有极大差别的。
你可能会因为自己在某一专业上的了解，而轻易地判断某位同事做某事是“不行”的，并进而主动提出帮助对方。但这种热情只会让他人感觉到自己被冒犯了。有时候，退一步，相信他人的能力，让他人自己去解决问题，反而是一种更大的尊重。
因此，哪怕你认为对方在某方面是新手，你也应该给予他们足够的尊重。当然，此时如果你告诉对方：“如果你需要，可以打电话给我。”那么，对方也会感觉到你十足的诚意：你相信他可以做好，同时也愿意为他所遇到的困难提供帮助。
尊重他人的观点
大多数时候，我们总是急着想要将自己了解的事情说清楚，而不是在听他人讲什么。其实，在很多事情的处理上，如果我们能够听一下对方的观点，并花时间去思考一下，往往会让自己拥有新的见解。
如果你们在某一观点上存在巨大的分歧，不如问一下对方的感受是什么，而不是追问细节。比如，对方讲了一段自己在工作中遇到的难事，你可以询问对方“你感觉怎么样”，即使你知道答案是什么，也要让别人去说一说，让他们自己说出自己的情况。此时，他们会感觉到自己的观点被人接受与认可。
礼貌地表示不同意
在一些你必须要表明不同意观点的情况下，你必须要态度平和、有技巧地说出自己的观点。此时，你更要格外尊重对方的观点，即使不同意，也不可出言侮辱。一句简单而粗暴的“你错了”或者“那简直太扯了”，本身就带有强烈的歧视与批评意味，而职场上很少有人能接受这种粗鲁的说法。
在你反对之前，不如试着了解一下对方的立场与观点是如何产生的，并表明自己对他人立场与看法中合理部分的肯定，然后，再以一句“你的观点很好，不过我的观点有一些不同……”进行对话，这就足以让对方注意到他也需要全面地考虑一下新的可能性。
选择恰当的策略
在一些事关公司发展的公开讨论场合，说出自己的观点与看法是尊重同事们学识的表现。此时，你可以客观地将自己的观点表述出来，并听一听他人的看法，这本身就是一种尊重的方式。而在一些闲谈时刻，隐藏自己与他人对立的观点与看法，更能表现出你对他人自尊心的维护。比如，也许你已经了解了你的同事根本不认可同性恋婚姻问题，而这件事情又不会影响到你们的工作协作，那么，你没有必要在职场上与对方提起这个话题。
如果在面对一件有争议的工作时，你认定自己说不出什么好的建议，那么，最好的办法就是适时保持沉默。要知道，必要的讨论与无谓的争吵之间还是有区别的。在这种情况下，学会适时保持沉默，也是维护他人自尊心的一个好方法。
【确定词汇，让你的话语更有力】
也许你会羡慕领导在下属面前那种权威与“一呼百应”，但看过领导的发言，再看自己：身为领导身边的秘书，你却好像总是笨嘴拙舌，不仅总是讲错话，而且说出来的话语很没有力度。在这种时候，不仅秘书个人工作无法进行，就连秘书直属领导的权威也会受损。
为了在约定的时间向客户提案，经理派办公室秘书小杰到营销部主任那里，要求他们提供公司下半年营销报告。起初，营销部主任爽快地答应了。当时，小杰与对方约定，三天以后来营销部取文件。
结果，三天后的中午，小杰到营销部时，对方却没有完成这件事情，并坦言是小杰未交代清楚缘由，以至于他们无法下笔。这让小杰非常生气，但对方毕竟是职位高于自己的主任，他只得说：“主任，首先这是你们的错，我们不是约定好了今天来取吗？如果你们不清楚格式，为什么不早问我呢？”
“怎么？我们做事还要你指导吗？这是你交代任务不清导致的！”
小杰有些语塞：“呃……或许是……”
“什么或许是？你问清楚以后，再来向我们下达任务！”
小杰失望而归，而在经理那里，小杰更是受到严厉的批评：“一项简单的任务都完不成，以后怎么做事？”
我们经常可以体会到不恰当的词汇所带来的伤害。比如，在正式谈话中应尽快切入正题。但有些秘书在切入正题以后，总是喜欢使用一些烦冗的托词，比如：“我原来只是认为……”“也许我们可以……”，这使得个人表达效果大打折扣。
要知道，秘书很多时候只是在传达领导层的指示——这种指示并不存在“讨论”的可能性，而是在于你能否让同事们意识到，这是一件必须要遵照指示去执行的事项。不必要的谦虚不过是粉饰之物，这样做的结果只会是大家继续讨论。不知不觉间，毋庸置疑的事情也变成了可质疑的事情。
因此，如何让话语变得有力，是秘书必须要注意的一件事情，但是，在与同事和上司的交往过程中，懂得使用恰当的言辞，并非一件易事。秘书如果想要让自己的言辞更加有力，可以参考以下言辞法则。
使用实词，避免缩略语或俚语
“小张，经理让你下午把那个文件交上来！”听的同事只会一头雾水：到底是哪个文件？“你做的这份方案太雷人了！”同事则会反感：雷人是什么意思？方案是哪里不好？对秘书而言，在正式的对话中，明智地使用实词，尽可能地以完整的句子、明确的词汇来表达自己的意思是非常重要的。
避免语句停顿
“嗯”“嗯哼”“呃”这一类的词汇打乱了一句话的连贯性，它们只会让听者分心，从而降低对你的评价。在你需要思考时，不用词语，只是沉默会更好。当你想不到下一句要怎么接时，在合适的地方小小地停顿一下，可以产生戏剧性的效果，同时还能够让对话方深入地思考你所说的话。
少说“但是”，改说“而且”
试想，一位同事的想法与上司的指示有分歧，身为秘书，你不好反驳对方，只得先赞同再回绝：“这个想法很好，但是……”可是，这样子一说，这种认可就会大打折扣。同事可能认为你在拿架子，从而不再认可你。其实，你完全可以说出一个比较具体的希望，来表达自己的赞赏与建议，比如“我感觉这个建议很好。而且，如果能在这一步骤上再稍微改动一下的话，也许会更好……”
少说“老实说”
在与同事对话时，往往会对分歧进行讨论，在这种时候，你有可能会为了表现自己的诚意说：“老实说，我觉得……”但是，这种刻意的表现，只会让人质疑：那么，你之前说的都不是“老实说”了？所以，你最好将“老实说”三字去掉，坦率而直接地说出后面的话语。
不要说“首先”，而说“已经”
你要向上司汇报一项工作的具体进展情况：“首先，我必须要熟悉一下这项工作。”想想看吧，这样的话语只会让老板（包括你自己）感觉到，你还有很多的事情需要去做，却绝不会让人感觉，你已经做完了一件事情。这样的说法只会让人感觉到悲观。但秘书想要让话语有力而不引起他人的反感，首先应该表现出乐观情绪。所以，最好的办法是将“首先”换成“已经”如“是的，我已经相当熟悉这项工作了。”
不要说“仅仅”
在一次公开的讨论中，你提出了一条极有价值的建议，但在发言结尾处你是这样说的：“这仅仅是我的一个建议。”请注意：这样说是绝对不行的！因为这样一来，你的想法、功劳包括你的个人价值都会大大贬值。本来是很利于合作与团队意识的一个主意，但你说的话只会让人感觉，你的自信心不足，而最好的说法是将“仅仅”去掉，直接说：“这就是我的建议。”
不要说“错”，而要说“不对”
一位同事不小心将领导需要的工作汇报弄丢了，他正在向你道歉，并希望你能够为其拖延几日，以让自己有时间再重写一份。但是，你对他说：“这件事情是你的错，你必须要承担责任。”这样只会引发对方的厌烦心理。你的目的是平息对方的不安，避免对方因为这件事情而出现厌倦工作的心理。所以，就算你对他不满，你也应将自己的否定态度表达得委婉一些，实事求是地说明自己的理由。比如说：“你这样做的确是有不对的地方，在补出文件以后，最好下次避免出现此类情形。”
语言就如同个人名片，你完全可以通过言辞来伸张你的个性，使自己变得与众不同。我们头脑中已经有了成千上万的词汇，只要你能够唤醒这些词汇，并在懂得了有意识地运用言辞，避免讲那些毫无意义而空洞的话语以后，才不会使自己变得很被动，而是应对自如地表达出自己想要表达的东西。