02 单元格的基本操作
单元格是工作表的最小组成单位，是Excel整体操作的最小单位。每个Excel工作表包括1048576行、16384列，每个行列的交叉处为一个单元格，每个单元格由它的行号和列标来标识。要对单元格或单元格内容进行编辑、复制、粘贴等操作，首先需要选定被操作的单元格或单元格区域。本章主要为读者介绍对单元格的一些常规操作，希望读者能够完全掌握，因为这些基本知识是学习后面章节的铺垫。
2.1 选择单元格
原始文件：第2章\原始文件\销售员收入表.xlsx
用户可以根据需要，选择工作表中的单个单元格、相邻的单元格区域、整行或整列、不相邻的单元格区域及整个工作表，接下来打开原始文件“销售员收入表.xlsx”，分别执行不同的选定操作。
1.选择单个单元格
在工作表中选择单个单元格的方法：将鼠标光标移至需要选择的单元格上，当光标变成
形状时，单击即可，如图2-1所示。
图2-1 选择单个单元格
2.选择相邻的单元格区域
● 拖动鼠标选择。选中需选择区域左上角的一个单元格，将其拖曳至需选择范围内右下角的单元格，释放鼠标即可选中在拖动过程中框选的所有单元格，如图2-2所示。
图2-2 拖动鼠标选择
● 利用“Shift”键选择。如果需要选择较大的单元格区域，则可先选择需选择区域范围内左上角的一个单元格，然后按住“Shift”键不放，单击需选择范围内右下角的单元格，即可将以这两个单元格为对角线的矩形范围内的所有单元格选中，如图2-3所示。
图2-3 利用Shift键选择
3.选择整行或整列
● 选择一行：如果需要选定的是单独的一行，则单击该行对应的行号即可，如图2-4所示。
图2-4 选择一行
● 选择一列：如果要选定某列，则只需单击该列对应的列标即可，如图2-5所示。
图2-5 选择一列
● 选择多行：如果要选定连续的多行或多列，则只需选定起始行号或列标，然后拖动鼠标，选定其余的行号或列标即可，如图2-6所示。
图2-6 选择多行
4.选择不相邻的单元格区域
按住“Ctrl”键不放，然后选择需要的单元格或单元格区域即可，如图2-7所示。
图2-7 选择不相邻的单元格区域
经验之谈：
Windows Vista修改了不少名称，如以前版本中的“我的电脑”，现在改成了“计算机”，也就是不再把“我的”两字是用于文件夹中，又如“我的文档”改成了“文档”。
2.2 插入单元格
原始文件：第2章\原始文件\销售员收入表.xlsx
当用户编辑完单元格后，发现还需要往表格中添加内容，此时就需要在原有单元格的基础上插入单元格以编辑遗漏的数据。方法如下。
step1 启动插入单元格功能。打开“第2章\原始文件\销售员收入表.xlsx”，选中需要插入单元格的位置，例如单击B4单元格，在“开始”选项卡下单击“插入”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“插入单元格”选项，如图2-8所示。
图2-8 启动插入单元格功能
step2 选择插入位置。弹出“插入”对话框，在该对话框中列出了4个插入位置，用户可根据自己的实际需要进行选择，例如选择“活动单元格下移”单选按钮，如图2-9所示。
图2-9 选择插入位置
温馨提示：
“插入”对话框中各选项含义如下。
● 活动单元格右移：在当前单元格左侧插入一个单元格。
● 活动单元格下移：在当前单元格上方插入一个单元格。
● 整行：在当前单元格上方插入一行单元格。
● 整列：在当前单元格左侧插入一列单元格。
step3活动单元格下移。单击“确定”按钮，返回工作表中，此时可以看到原有的B4单元格的数据向下移动了一个单元格，而下方的单元格内容也逐次向下移动，效果如图2-10所示。
图2-10 活动单元格下移
经验之谈：
用鼠标右键单击需要插入单元格的位置，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，同样可以弹出“插入”对话框，选择插入的位置即可。
2.3 删除单元格
与插入单元格相反的操作即删除单元格，在表格的编辑过程中，除了需要插入单元格添加数据外，还需要经常删除多余的单元格。继续上节的操作，将所插入的单元格删除。
step1启动删除单元格功能。继上，选中需要删除的单元格，例如选择先前插入的单元格B4，在“开始”选项卡下单击“删除”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“删除单元格”选项，如图2-11所示。
图2-11 启动删除单元格功能
step2选择删除选项。弹出“删除”对话框，在该对话框中选择适合的删除对象，这里选择“下方单元格上移”单选按钮，如图2-12所示。
图2-12 选择删除选项
step3删除后的效果。单击“确定”按钮，返回工作表中，可以看到所选中的单元格已被删除，下方的单元格数据自动上移，效果如图2-13所示。
图2-13 删除后的效果
2.4 合并与拆分单元格
在制作表格时，一般需要将表格的标题单元格与其右侧的若干个单元格进行合并，这样既突出了表格标题，又使得表格显得更加美观大方，在Excel中，在需要时允许将多个单元格进行合并，同时，也可以对合并后的单元格进行拆分。
2.4.1 合并单元格
原始文件：第2章\原始文件\销售员收入表.xlsx
最终文件：第2章\最终文件\合并单元格.xlsx
下面为读者介绍两种常用的合并单元格的方法，一种是直接在“开始”选项卡下的“对齐方式”组中进行操作；另一种则是利用“设置单元格格式”对话框进行设置。
1.在“开始”选项卡下执行合并操作
step1 合并标题单元格。打开原始文件“销售员收入表.xlsx”，选择单元格区域A1:E1，在“开始”选项卡下单击
按钮，在展开的下拉列表中选择“合并后居中”选项，如图2-14所示。
图2-14 合并标题单元格
step2合并后的效果。此时可以看到被选中的单元格区域A1:E1合并为了一个单元格，并且标题文本居中显示，效果如图2-15所示。
图2-15 合并后的效果
2.使用“设置单元格格式”对话框设置合并
step1 打开“设置单元格格式”对话框。选择A2:B2单元格区域，在“开始”选项卡下单击“对齐方式”组中的对话框启动器，如图2-16所示。
图2-16 打开“设置单元格格式”对话框
step2设置合并单元格。弹出“设置单元格格式”对话框，系统自动切换到“对齐”选项卡，在“文本控制”选项组中勾选“合并单元格”复选框，如图2-17所示。
图2-17 设置合并单元格
step3提示包含多重数值。单击“确定”按钮，返回工作表中，此时可以看到弹出一个提示框，提示所选择的单元格区域包含了多重数值，这是由于A2和B2单元格中包含了多个数值，合并后将只保留A2单元格数值，直接单击“确定”按钮，如图2-18所示。
图2-18 提示包含多重数值
step4只保留一个单元格内容。此时可以看到A2:B2单元格合并为了一个单元格，并且在合并后的单元格中只显示了“日期：”，如图2-19所示。此时需要用户重新输入具体日期。
图2-19 只保留一个单元格内容
2.4.2 拆分单元格
对合并后的单元格如果用户觉得不满意，则可以将其拆分后重新合并，下面为读者介绍如何执行拆分单元格的操作。打开上一节的最终文件“合并单元格.xlsx”，对标题进行拆分。
step1拆分单元格。选择合并后的标题所在的单元格A1，在“开始”选项卡下单击
按钮，如图2-20所示，使其呈现未激活状态。
图2-20 拆分单元格
step2拆分后的效果。如图2-21所示，所选择的单元格区域被拆分为了多个单元格。
图2-21 拆分后的效果
经验之谈：
打开“设置单元格格式”对话框，切换至“对齐方式”选项卡，取消勾选“合并单元格”复选框同样可以合并单元格。
2.5 设置行高与列宽
原始文件：第2章\原始文件\供应商资料数据表.xlsx
最终文件：第2章\最终文件\调整行高和列宽.xlsx
默认的行高和列宽都是固定的，当用户在单元格中输入的数据过长或过短时，单元格的固定行高或列宽就不适应了，此时就需要根据实际数据的长短调整行高和列宽。下面介绍3种常用的设置行高和列宽的方法。
2.5.1 拖动鼠标设置行高与列宽
利用鼠标拖动的方式调整单元格的行高和列宽是最直观便捷的方法，但是此种方法只能粗略地调整其行高和列宽，不能进行精确的调整。
step1 拖动调整列宽。打开“第2章\原始文件\供应商资料数据表.xlsx”，将鼠标光标移至A列和B列的间隔线处，当其变为
形状时向左拖动，此时可以看到提示当前的列宽值，如图2-22所示。
图2-22 拖动调整列宽
step2调整后的效果。拖曳至适当列宽后，释放鼠标左键，此时可以看到调整后的A列效果，如图2-23所示。
图2-23 调整后的效果
2.5.2 精确设置行高与列宽
上一节采用拖动的方法只能粗略的调整行高和列宽，本节将采用“行高”和“列宽”对话框来精确设置行高和列宽。
step1 打开“列宽”对话框。继上，选中B列和C列，在“开始”选项卡下单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“列宽”选项，如图2-24所示。
图2-24 打开“列宽”对话框
step2输入列宽值。弹出“列宽”对话框，在“列宽”文本框中输入精确的列宽值，例如输入“18”，如图2-25所示。最后单击“确定”按钮。
图2-25 输入列宽值
经验之谈：
用鼠标右键单击需要调整的列，在弹出的快捷菜单中单击“列宽”命令，同样可以弹出“列宽”对话框。
step3调整列宽后的效果。返回工作表中，此时可以看到调整后的B列和C列的效果，如图2-26所示。
图2-26 调整列宽后的效果
经验之谈：
“行高”或“列宽”对话框中的数值是以“点”为单位（1点≈0.35mm）的，范围为0～409，若设置为“0”则相当于将该行或该列隐藏。
2.5.3 设置自适应行高与列宽
有时候为了使单元格看上去更加紧凑，可以利用Excel提供的“自动调整列宽”功能使单元格的大小能刚好容下其中的数据。
step1 启动自动调整列宽功能。继上，选择表格中的A2:I8单元格区域，在“开始”选项卡下单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“自动调整列宽”选项，如图2-27所示。
图2-27 启动自动调整列宽功能
step2自动调整列宽后的效果。此时，系统自动按照单元格中数据的多少调整列宽，调整后的效果如图2-28所示。
图2-28 自动调整列宽后的效果
温馨提示：
由于调整行高与列宽的方法类似，所以这里不再赘述，用户可以自己试试。
2.6 插入和删除行和列
原始文件：第2章\原始文件\销售员收入表.xlsx
与插入和删除单元格一样，在工作表编辑完毕后，如果需要在表格中添加一行或一列进行数据输入，则可以执行插入行或列的操作。
2.6.1 插入行和列
插入行和列的方法类似，下面将采用两种不同的方法插入行和列。一种是直接在“开始”选项卡下通过命令按钮进行插入，一种则是通过快捷菜单进行插入。
step1 在“开始”选项卡下执行插入行的操作。打开原始文件“销售员收入表.xlsx”，选择需要插入行的上一行，例如选择第6行，在“开始”选项卡下单击“插入”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“插入工作表行”选项，如图2-29所示。
图2-29 在“开始”选项卡下执行插入行的操作
step2插入行效果。此时被选中的第6行下移，变成了第7行，而第6行是一个空白行，效果如图2-30所示。
图2-30 插入行效果
step3使用快捷命令执行插入操作。用鼠标右键单击需要插入列的位置，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图2-31所示。
图2-31 使用快捷命令执行插入操作
step4插入列效果。此时，可以看到选中的C列变成了D列，而新插入的空白列占据了C列的位置，如图2-32所示。
图2-32 插入列效果
2.6.2 删除行与列
与插入行和列相反的操作就是删除行和列，当制作完毕的表格中存在多余的行或列时，就需要执行删除行与列的操作，下面也通过两种方法进行删除。
step1 在“开始”选项卡下执行删除行的操作。继上，选择需要删除的行即第6行，在“开始”选项卡下单击“删除”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“删除工作表行”选项，如图2-33所示。
图2-33 在“开始”选项卡下执行删除行的操作
step2删除行后的效果。执行了删除行的操作后，此时可以看到原有的第6行空白行已被删除，下方的行自动向上填补原有的第6行，效果如图2-34所示。
图2-34 删除行后的效果
step3使用快捷命令执行删除列的操作。选中C列，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图2-35所示。
图2-35 使用快捷命令执行删除列的操作
step4删除列后的效果。此时C列的空白列被删除，右侧的列自动向左移动一个列的位置，填补原有的C列，效果如图2-36所示。
图2-36 删除列后的效果
2.7 隐藏/显示单元格
原始文件：第2章\原始文件\隐藏和显示单元格
若不希望其他人查看到表格中的某行或某列，则可以将其隐藏起来，在需要显示时也可以将隐藏的行或列重新显示出来。
2.7.1 隐藏单元格
下面将分别采用两种方法执行隐藏列的操作，一种是在“开始”选项卡下执行隐藏列的操作；而另一种方法则是使用快捷命令执行隐藏列的操作。隐藏行的操作与其类似。
1.在“开始”选项卡下执行隐藏列的操作
step1 执行隐藏列的操作。打开“第2章\原始文件\隐藏和显示单元格.xlsx”，选中需要隐藏的列，例如选择B列，在“开始”选项卡下单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”选项，再在其展开的下拉列表中选择“隐藏列”选项，如图2-37所示。
图2-37 执行隐藏列的操作
step2隐藏列后的效果。此时可以看到B列被隐藏了起来，如图2-38所示。
图2-38 隐藏列后的效果
2.使用快捷命令隐藏列
step1 执行隐藏命令。选择需要隐藏的多个列，例如选择D列和E列，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，如图2-39所示。
图2-39 执行隐藏命令
step2隐藏后效果。执行“隐藏”命令后，此时可以看到中间的D列和E列被隐藏了起来，效果如图2-40所示。
图2-40 隐藏后的效果
2.7.2 显示单元格
工作表中隐藏的列或行是可以重新显示出来的，同样可以采用两种方法来重新显示隐藏的行或列。继续上一节的操作，将隐藏的列显示出来。
step1 取消隐藏。继上，选择C列和F列，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令，如图2-41所示。
图2-41 取消隐藏
step2取消隐藏后的效果。执行“取消隐藏”命令后，此时可以看到被隐藏的D列、E列都被显示了出来，如图2-42所示。
图2-42 取消隐藏后的效果
温馨提示：
在“开始”选项卡下单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”选项，再在其展开的下拉列表中单击“取消隐藏列”选项，同样可以显示隐藏的列。
2.8 实例进阶——调整应收账款票据日报
原始文件：第2章\原始文件\应收账款票据日报.xlsx
最终文件：第2章\最终文件\应收账款票据日报.xlsx
至此，本章的所有知识点学习完毕。下面将为读者列举一个实例，应用本章所学的知识调整应收账款票据日报，使其看起来更加合理。
step1 合并后居中标题。打开“第2章\原始文件\应收账款票据日报.xlsx”，选中A1:H1单元格区域，在“开始”选项卡下单击
按钮，在展开的下拉列表中选择“合并后居中”选项，如图2-43所示。
图2-43 合并后居中标题
step2打开“设置单元格格式”对话框。按住“Ctrl”键的同时选中A2:A12和A13:A15单元格区域，单击“对齐方式”选项组的对话框启动器，如图2-44所示。
图2-44 打开“设置单元格格式”对话框
step3设置对齐方式。弹出“设置单元格格式”对话框，在“文本对齐方式”选项组中的“水平对齐”下拉列表中选择“分散对齐（缩进）”选项，勾选“合并单元格”复选框，如图2-45所示。
图2-45 设置对齐方式
step4拖动调整列宽。单中“确定”按钮，返回工作表中，采用拖动的方法将A列的宽度减小，如图2-46所示。
图2-46 拖动调整列宽
step5自动调整列宽。选中B2:H15单元格区域，在“开始”选项卡下单击“格式”按钮，在展开的下拉列表中选择“自动调整列宽”选项，如图2-47所示。
图2-47 自动调整列宽
step6居中对齐文本。选中B2:H15单元格区域，在“开始”选项卡下单击“对齐方式”组中的“居中”按钮，如图2-48所示。
图2-48 居中对齐文本
step7插入行。选择第2行，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图2-49所示。
图2-49 插入行
step8调整后效果。插入行后，在F2单元格中输入“年月日”，将F2:H2单元格合并，得到最终效果如图2-50所示。
图2-50 调整后效果
2.9 本章技巧荟萃——快速选定数据区域中第一个或最后一个单元格
每个Excel工作表包括1048576×16384个单元格，因此用户可以在工作表中创建数据量很大的一张表格。有时需要快速定位到数据区域的第一个单元格，请使用快捷键“Ctrl+Home”；如果要快速定位到数据区域的最后一个单元格，则使用快捷键“Ctrl+End”，如图2-51所示。
图2-51 快速定位到最后一个单元格
2.10 本章技巧荟萃——选定单元格内容
前面介绍的均是选定单元格或单元格区域的方法，接下来介绍如何选定单元格中的内容。
● 使用编辑栏选定单元格内容。首先选定需要选择内容的单元格，然后在编辑栏中拖动鼠标选定内容，如图2-52所示。
图2-52 使用编辑栏选定单元格内容
● 双击选定单元格内容。双击需要选定内容的单元格，使单元格处于编辑状态，然后拖动鼠标选定内容，如图2-53所示。
图2-53 双击选定单元格内容
2.11 本章技巧荟萃——使用键盘快速选定单元格内容
选定单元格后，先按下“F2”键使单元格处于编辑状态，然后使用箭头键定位插入点，最后再按下“Shift”键+箭头键选定需要的内容，如图2-54所示。
图2-54 使用键盘快速选定单元格内容
2.12 本章技巧荟萃——选择新插入行的单元格格式
原始文件：第2章\原始文件\销售员收入表1.xlsx
新插入的行在默认情况下与上一行的格式相同，其实新插入的行的格式可以由用户自己决定，方法如下。
step1 插入工作表行。打开“第2章\原始文件\销售员收入表1.xlsx”，下面需要在第2行的上方插入一行，并让其保持与第2行相同的单元格格式。首先选中第2行，在“开始”选项卡下单击“插入”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“插入工作表行”选项，如图2-55所示。
图2-55 插入工作表行
step2 选择插入行的单元格格式。此时在第2行上方插入了一行，并显示出“插入选项”图标
，单击该图标右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“与下面格式相同”单选按钮，如图2-56所示。
图2-56 选择插入行的单元格格式
step3 插入行效果。此时，可以看到所插入的行的效果，与下方第3行的底纹填充颜色相同，效果如图2-57所示。
图2-57 插入行效果